Directives à l’intention du demandeur

Stratégie de numérisation du patrimoine documentaire
Appel de financement

1.      Renseignements généraux

Ce document vise à aider les organismes à préparer une demande de financement au titre de l’appel de financement de la Stratégie de numérisation du patrimoine documentaire (SNPD).

La SNPD encourage les organismes à communiquer avec le secrétariat avant de soumettre leur demande afin de discuter de leurs idées de projet et de leur admissibilité. Veuillez communiquer avec la SNPD à bac.strategienumeri-digistrategy.lac@canada.ca.

2.      Au sujet de l’appel de financement lié à la Stratégie de numérisation du patrimoine documentaire

2.1 Objectif

Bibliothèque et Archives Canada (BAC) est l’institution chargée d’administrer l’appel de financement lié à la Stratégie de numérisation du patrimoine documentaire (SNPD). Cette initiative de financement vise à numériser le patrimoine documentaire canadien et à le rendre accessible en procurant aux organismes admissibles le financement nécessaire. Ce financement est offert sous forme de contribution aux projets qui favorisent cette objectif et qui répondent aux critères énoncés ci-dessous.

2.2 Bénéficiaires admissibles

Les demandeurs admissibles comprennent :

  • Bibliothèques, incluant les bibliothèques publiques
  • Archives
  • Sociétés d’histoire
  • Universités et collèges
  • Associations de bibliothèques, d’archives et de musées
  • Musée avec service d’archives
  • Organisations de généalogie
  • Institutions gouvernementales provinciales ou territoriales et municipales
  • Institutions avec service d’archives
  • Organismes autochtones
  • Institutions gouvernementales autochtones

Les demandeurs suivants ne sont pas admissibles :

  • Individus, collectionneurs, créateurs
  • Entreprises et organismes à but lucratif
  • Institutions gouvernementales fédérales
  • Sociétés d’État fédérales
  • Associations ou organismes du patrimoine documentaire à but non lucratif non incorporés

2.3 Projets admissibles

Pour être admissible, un projet doit répondre aux critères suivants :

  • Accorder la priorité à la numérisation des collections analogiques du patrimoine documentaire d’importance nationale, tout en tenant compte de l’accès et de la préservation des objets numérisés.
  • Inclure le contenu réalisé par des Canadiens ou consacré à eux.
  • Respecter les pratiques exemplaires en matière de numérisation, de préservation et de métadonnées.
  • Accepter d’ajouter les métadonnées du domaine public et rendre les objets numérisés publiquement accessibles, tout en respectant les contraintes d’ordre éthique, culturel et juridique.

Les projets doivent être achevés au plus tard le 31 août 2019. Il n’y aura aucune entente de financement pluriannuel.

2.4  Dépenses admissibles

  • Les dépenses admissibles en ce qui a trait à l’administration générale comprenant, sans s’y limiter : les fournitures de bureau, les appels interurbains, les frais postaux, les coûts de gestion de projet, les services de messagers (elles ne peuvent toutefois dépasser 15 % de la contribution offerte)
  • Les salaires et les traitements liés à un projet financé au titre de la SNPD
  • Les coûts liés aux consultants
  • Les coûts liés aux aînés autochtones, y compris les frais de déplacement
  • Les frais professionnels de numérisation
  • Les dons minimes (moins de 100 $) versés à des aînés autochtones et destinés à des projets autochtones, au besoin.

Les dépenses inadmissibles comprennent :

  • Les coûts de soutien liés à la poursuite d’activités déjà en cours, ainsi que les coûts liés aux opérations quotidiennes, comme la location de locaux, la gestion générale, le chauffage et l’entretien des systèmes et de l’équipement
  • Les coûts liés à l’élaboration de normes, de paramètres de rendement ou à d’autres activités de mesure
  • Les coûts liés à la formation
  • Les dépenses de projet encourues avant que l’accord soit signé
  • Les coûts liés à l’achat ou à la location d’équipement et de logiciels à des fins de conversion, de numérisation, de préservation et de catalogage
  • Les coûts liés à la lecture optique en trois dimensions et à la numérisation, ainsi qu’à la numérisation de données scientifiques et de recherche
  • Les coûts liés aux expositions
  • Les frais d’accueil, autre que la liste d’exception dans la section ci-dessus
  • Les honoraires professionnels versés pour des traitements de conservation ou de préservation, ainsi que pour accroître la capacité de préservation
  • Les frais de déplacement, autres que ceux impliquant les aînés autochtones (cela comprend les frais de déplacement des consultants)
  • Les taxes (pour les organisations qui ont droit à un crédit ou à un remboursement)

2.5 Paiements et limites de financement

Les décisions relatives au financement seront prises selon les critères d’évaluation des projets (voir la section 4.2), la disponibilité du financement ainsi que les priorités du programme. Le financement demandé peut être modifié après un examen des dépenses prévues (voir la section 4 pour plus de détails sur l’évaluation des projets).

Veuillez noter :

  • Les contributions ne peuvent dépasser 100 000 $ par projet.
  • Il n’y aura aucune entente de financement pluriannuel. Les demandeurs doivent terminer leur projet avant la date d’échéance.
  • Les organismes seront assujettis à une retenue de fonds de 15 %. Pour avoir droit au reste de la contribution, les bénéficiaires devront soumettre un rapport provisoire.

2.6 Échéance

L’échéance pour la présentation des dossiers de demande dûment remplis est le 12 juin 2018, avant midi, heure du Pacifique. La plateforme de demande n’acceptera aucune proposition soumise après cette échéance.

2.7 Conditions de financement additionnelles

Les demandes de financement sont assujetties à la Loi sur l’accès à l’information, la Loi sur la protection des renseignements personnels et la Loi sur les langues officielles. Bien que le gouvernement du Canada contribue au développement des communautés de langue officielle en situation minoritaire au Canada et qu’il encourage la reconnaissance, l’utilisation et l’avancement de l’anglais et du français au sein de la société canadienne, il n’est pas nécessaire que les projets financés au titre de la SNPD soient présentés dans les deux langues.

Les organismes bénéficiaires doivent utiliser le texte suivant pour reconnaître publiquement, en français et en anglais, l’aide financière :

Ce projet a été réalisé dans le cadre de la Stratégie de numérisation du patrimoine documentaire du Canada grâce à un don généreux d’un donateur privé. / This project was realized as part of the National Heritage Digitization Strategy of Canada thanks to the generous support of a private donor.

Ce texte de reconnaissance doit figurer dans tous les documents liés à la promotion ou aux programmes, sur le site Web, dans les médias sociaux, etc.

Veuillez noter :

  • Toutes les décisions en matière de financement prises par le bibliothécaire et archiviste du Canada sont définitives et sans appel.
  • Avant que le financement destiné à un projet puisse être attribué, les organismes bénéficiaires doivent signer une entente de contribution avec BAC.

3.      Remplir le formulaire de demande

3.1 Documents requis

Pour être considérée comme étant complète, une trousse de demande de financement au titre de la SNPD doit contenir l’information ci-dessous et être soumise à l’aide du portail de demande en ligne. Les documents exigés comprennent :

  • Formulaire de demande
  • Formulaire de budget du projet
  • Formulaire de calendrier du projet
  • Documents justificatifs

Les demandes incomplètes ne peuvent être soumises. Elles ne feront l’objet d’aucune évaluation et seront considérées comme étant inadmissibles.

Lors de la préparation du budget, veuillez prendre note de ce qui suit :

  • Le total des recettes doit égaler le total des dépenses du projet.
  • Toutes les contributions provenant du demandeur, des partenaires ou d’autres sources publiques et privées doivent être clairement indiquées comme étant des recettes.
  • Même si l’appel dans le cadre de la SNPD ne prévoit aucun remboursement des contributions en nature, l’organisme demandeur doit les déclarer dans le coût total du projet pour aider à déterminer la contribution financière maximale que SNPD peut remettre.

3.2 Renseignements additionnels

Les demandes doivent inclure une stratégie d’évaluation qui établit clairement les résultats de nature qualitative et quantitative du projet, ainsi que les façons de les mesurer.

4.      Évaluation des demandes

4.1 Processus d’évaluation

Le Comité consultatif externe de la SNPD évaluera les demandes et formulera des recommandations au Comité directeur de la SNPD qui rendra les décisions finales, assujetties aux pouvoirs juridiques et législatifs de BAC.

4.2 Critères d’évaluation des projets

La Stratégie relative au contenu de la SNPD aidera à établir la priorité des projets et le financement admissible. De façon particulière, la priorité sera accordée aux projets qui sont :

Représentatifs Projets qui reflètent la diversité ethnoculturelle, géographique ou linguistique du Canada.
Axés sur la collaboration Projets qui reposent sur des partenariats afin de maximiser l’efficacité et le partage des connaissances et d’exploiter ainsi l’infrastructure existante.
Rigoureux Projets pratiques et rentables et axés sur des normes ainsi que sur des pratiques exemplaires largement acceptées.
Ouverts Projets visant à mettre un contenu à la disposition du public, tout en respectant les contraintes d’ordre éthique, culturel et juridique.
Percutants Projets qui suscitent énormément d’attrait, qui sont uniques ou qui sont particulièrement pertinents pour un domaine d’étude particulier.
Durables Projets axés sur la préservation numérique à long terme du matériel.

4.3 Méthode de calcul de la contribution

Le programme veillera à ce que le montant de la contribution corresponde au montant minimal nécessaire pour atteindre les objectifs établis. Pour évaluer le budget des projets, le programme s’appuie sur des comparaisons avec des projets comparables, ainsi que sur les recommandations formulées par des conseillers internes en matière de finances et des experts du domaine, de même que par le Comité consultatif externe.

Glossaire

Archives

Organisme chargé de tenir des documents ayant une valeur historique (sur les individus, les familles, les organismes ou les communautés) et d’héberger des collections d’archives.

Organisation de généalogie

Association qui encourage l’étude des origines.

Associations de bibliothèques, d’archives et de musées

Organismes incorporés qui représentent les intérêts d’archivistes, de bibliothécaires, d’historiens, d’auteurs ou de gestionnaires d’information ou qui se consacrent à leur perfectionnement professionnel.

Bénéficiaire

Organisme qui reçoit une aide financière.

Bibliothèque

Collection organisée de documents publiés, incluant des livres, des publications en série, des enregistrements sonores et vidéo, ainsi que d’autres publications sur divers supports et dans des formats variés.

Contribution

Paiement de transfert effectué selon des conditions de rendement précisées dans une entente de financement. Une contribution est assujettie à une obligation de rendre compte et est sujette à vérification. Le bénéficiaire devra fournir des rapports sur les résultats obtenus.

Contribution en nature

Don de matériel, de biens, de services ou de temps remis à un projet par un individu, une entreprise ou un organisme que le bénéficiaire aurait autrement dû payer. La contribution est offerte sans attente d’une faveur réciproque ou d’une rémunération. Cette contribution implique des transactions de biens autres qu’en espèces (comme des titres, des terrains, des immeubles, de l’équipement, l’utilisation des installations, de la main-d’œuvre et des biens). Pour être considéré comme une contribution en nature, le don doit :

  • être essentiel au succès du projet;
  • représenter une dépense que le bénéficiaire n’aurait autrement pas effectuée ou assumée dans le cadre du projet;
  • être évoqué dans l’entente de contribution du bénéficiaire, documenté et enregistré dans les livres comptables du bénéficiaire;
  • être estimé de manière raisonnable à sa juste valeur marchande à la date de sa réalisation en se basant sur sa valeur marchande ou sur une évaluation;
  • contribuer au coût total du projet sans être toutefois remboursable, alors qu’aucun échange monétaire n’est effectué.

Dénouement

Résultats d’un effort déployé pour atteindre un but. Il s’agit des effets ou des conséquences externes du projet qu’on juge importants par rapport aux engagements initiaux. Le dénouement doit être mesurable et peut survenir au sein des organismes, des communautés et au niveau individuel. Le dénouement peut être lié au comportement, aux compétences, aux connaissances, aux attitudes, aux valeurs, aux conditions ou à d’autres attributs. Alors qu’on exerce un contrôle moindre au niveau du dénouement, il devrait exister une relation directe entre les extrants et le dénouement.

Entente de contribution

Document juridique liant un service et le bénéficiaire d’une contribution dans lequel on décrit les obligations de chaque partie.

Institution gouvernementales fédérale 

Tout service, organisme ou agence au sein du gouvernement fédéral.

Musée incluant un service d’archives

Musée dont un volet important est consacré aux archives, ou musée et service d’archives formant une seule et même institution.

Extrants

Résultats les plus immédiats d’un projet. Les extrants sont les produits ou les services directs produits et livrés à un groupe ou à une population cible, comme une exposition, la préservation, la numérisation/conversion, ainsi que l’accès à une collection, à un atelier ou à un séminaire, etc.

Documentation

Documents concernant le projet et mis à la disposition du public, comme le patrimoine documentaire, les catalogues, les synopsis, les brochures, les livrets, etc.

Demandeur

Organisme qui présente une demande de financement.

Numérisation

Processus visant à convertir des documents analogiques dans un format numérique. Ce processus comprend, de façon générale, la sélection, l’évaluation, l’établissement des priorités, la gestion et le suivi des projets, la préparation des originaux en vue de la numérisation, la création, la collecte et la gestion des métadonnées, la numérisation (création d’objets numériques à partir d’originaux physiques), la gestion de la qualité, la présentation de ressources numériques aux systèmes de livraison et dans un environnement de dépôt, ainsi que l’évaluation de l’effort de numérisation.

Organisme

Groupe de gens qui assument un ensemble de responsabilités et de pouvoirs et qui entretiennent des relations (société, association, institution, etc.).

Paramètres de rendement

Indicateurs qui procurent les renseignements de nature qualitative ou quantitative nécessaires pour établir la mesure dans laquelle un projet produit les résultats attendus. Les données qualitatives peuvent être exprimées en termes de changement ou de comparaison entre deux états, alors que les indicateurs quantitatifs peuvent prendre la forme de ratios, de pourcentages, de comparaisons ou de chiffres.

Partenaire

Un partenaire doit être un organisme du patrimoine documentaire qui répond aux critères d’admissibilité au programme et qui accepte de conjuguer ses efforts et ses ressources à d’autres, dans le but d’atteindre un objectif commun tout en préservant son indépendance. Les organismes ne sont pas reconnus comme des partenaires, à moins de contribuer à la réalisation du projet directement en espèces ou en nature.

Patrimoine documentaire

Publications et documents d’intérêt pour le Canada.

Projet

Ensemble d’activités ou de fonctions qu’un bénéficiaire propose d’entreprendre avec l’aide financière offerte par le ministère. Un projet présente des dates de début et de fin clairement définies, se déroule à l’intérieur d’une période raisonnable et donne lieu à des extrants et à des résultats mesurables.

Société historique

Organisme qui vise à préserver et à promouvoir l’intérêt en ce qui a trait à l’histoire d’une région, d’une période ou d’un sujet et axé tout particulièrement sur une province ou une communauté. Une société historique possède souvent des collections d’artéfacts, de livres et de documents.